わかりやすい話し方、たった3つのポイントで劇的に変わる

自分はIT技術者ですが、仕事において1番大事なことは「ITの知識」、ではなく「コミュニケーション力」だと思います。
 
我々の仕事は顧客の要件通りにシステムを作ることです。まずは要件を聞き、より細かいところを顧客と話し合い、合意してようやく作業が始まります。また、IT技術者ではなく他の仕事であっても、タスクをふられたらまずは内容を聞き、わからないところを質問し、理解するところから始まりますよね。
 
つまりどんな仕事もコミュニケーションから始まると言えるのではないでしょうか。コミュニケーションが下手だといい仕事はできないと自分は思います。
 
そこで、今回は仕事ですぐに役立つ、わかりやすい話し方のポイントを3つ紹介します。

【ポイント①「まず結論を言え」】

過程を話すのではなく、結論を先に言う。Yes、Noを答えてから補足していく。
 
例)
「昨日お願いしたスクリプトの単体テストは終わっていますか?」と聞かれた時
 
悪い例)
「昨日着手したところ、エラーになってしまいました。調査しましたが元々自分の担当外のスクリプトのため原因が分からず、今日Aさんに調べてもらいスクリプトを修正して再テストし、先ほど終了しました。」
 
作業の始まりから終わりまでの過程を話しているため、最後の「先ほど終了しました。」まで聞かないと終了していることがわからない。聞き手としては1番聞きたいテストが終わっているかどうかの答えがなかなか出てこないのがストレス。また「元々自分の担当外のスクリプトのため」はただの言い訳のため不要。「先ほど終了しました」の「先ほど」はいつなのか具体性に欠ける。
 
良い例)
「はい、終わっています。当初エラーが出ていましたがスクリプトを修正して再テストし、本日14:00頃に終了しました。」

【ポイント②「全体から話す」】

何を話すのかを話してから本題に入る。話の背景から伝えることで聞き手が理解しやすくなる。
 
例)
スクリプトの研修問題でうまくいかないところを相談したい時
 
悪い例)
「○○さん、すいません。スクリプトを実行した際に、××というエラーが起きるのはどういう場合でしょうか。」
 
○○さんの都合を聞かず、いきなり質問している。始めに報告・連絡・相談のどれなのかを言うと聞く側が聞きやすい。自分が知りたい核心部分のみを聞いており、どんな作業をしていて生じた疑問なのかなどの背景を伝えていないため、聞き手は一般論でしか回答できない。背景を伝えればより質問にマッチした回答を得られるかもしれない。
 
良い例)
「○○さん、少々お時間よろしいでしょうか。相談があります。スクリプト研修問題の4問目がうまくいきません。××のスクリプト作成なのですが、実行すると××というエラーが起きて正しく動作しません。どういう理由が考えられるでしょうか。」 

【ポイント③「具体的に話す」】

・主語を省略しない(こそあど言葉を使わない)
・5W1Hを意識する。
  when(いつ)
  where(どこで)
  who(誰と)
  why(なぜ)
  what(何を)
  how(どのように)
 
悪い例)
あのテストが完了したら、連絡をしてください。
 
「あのテスト」→ どのテスト
「連絡してください」→ 誰に、どのように、なぜ
 
良い例)
Aのテストが完了したら、私に電話で連絡をし てください。至急顧客に伝える必要があります。 

【まとめ】

今回紹介した、わかりやすい話し方のポイントは以下の3つです。
・まず結論を言う
・全体から話す
・具体的に話す
 
自分ではできているつもりでも意外とできていないことが多いです。上記のポイントを意識してスムーズなコミュニケーションが取れれば、仕事も捗り自分の評価もアップするかも!?
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